Istota zarządzania czasem - część II

Czynniki powodujące straty czasu

Powszechnie do czynników powodujących stratę czasu zaliczane są przede wszystkim przewidywane zdarzenia, występujące w ciągu dnia, spowodowane wieloma czynnikami. Są one zgubne, nie tylko, dlatego że odrywają ludzi od pracy, wykonania określonego zadania, ale powodują również efekt zapomnienia o upływającym czasie. Wg Steve’a Prentice’a czynniki te można podzielić na czynniki zewnętrzne i wewnętrzne. 

Do czynników zewnętrznych należą: 

1. opóźnienia w wychodzeniu z domu (poszukiwanie kluczy); 
2. przedłużający się czas dojazdu do pracy (korki na ulicach, spóźniony autobus); 
3. rozmowy ze współpracownikami; 
4. problemy z komputerem i Internetem (zawieszenie systemu operacyjnego); 
5. korespondencja elektroniczna, udział w zebraniach; 
6. poszukiwanie zagubionych przedmiotów; 
7. rozmowy telefoniczne; 
8. szkolenia; 
9. osoby absorbujące naszą uwagę; 
10. sprawdzanie poczty głosowej. 

Wyżej wymienione czynniki nie są zależne od bezpośrednio od danej osoby, możliwość ich eliminacji jest łatwiejsza. Do czynników wewnętrznych autor zalicza: 

1. brak asertywności; 
2. unikanie delegowania zadań; 
3. chęć wykonania zbyt wielu zadań w tym samym czasie; 
4. lekceważenie stałych obowiązków; 
5. brak umiejętności ustalania priorytetów; 
6. rozpoczynanie pracy bez dobrego przygotowania; 
7. nierealistyczne oceny; 
8. rezygnacja z wyznaczania terminów kończenia zadań; 
9. pragnienie, by zawsze być dostępnym dla innych; 
10. rezygnacja z monitorowania postępów w realizowaniu kolejnych projektów; 
11. odkładanie pracy na później; 
12. brak umiejętności koncentracji; 
13. akceptowanie różnego rodzaju przerw; 
14. niesłuchanie innych; 
15. rezygnacja z robienia notatek; 
16. intensywne kontakty towarzyskie; 
17. brak odpoczynku; 
18. poleganie na systemie działania, który znajduje się w naszej głowie. 

Ta grupa, czynników wewnętrznych jest już zależna tylko i wyłącznie od indywidualnych cech każdego z nas. Trudno jest sobie uświadomić, że takie duże straty własnego czasu powoduje człowiek sam sobie. Nie jest możliwe wyeliminowanie wszystkich czynników jednocześnie, należy jednak dążyć do uświadomienia sobie ich istnienia,  starając się eliminować je kolejno. 

Zastanów się dzisiaj/teraz, co możesz zrobić z tym, żeby Twój czas był lepiej wykorzystywany przez Ciebie!

Które z wymienionych czynników możesz wyeliminować od zaraz?